Cuprins
Orice afacere desfășurată de o companie trebuie să fie eficientă și profitabilă. Dacă există profit, inseamnă că respectivul antreprenor a lucrat performant, asigurându-și astfel fie sursa de finanțare pentru investiții viitoare, fie un profit pentru consumul personal. Așadar, un business eficient are nevoie de analiza periodică a unor indicatori de performanță specifici.
Ce înseamnă KPI?
Indicatorii Cheie de Performanță (Key Performance Indicators în limba engleză, acronim KPI) reprezintă un instrument de management prin care un antreprenor își evaluează eficacitatea afacerii, dacă gestionează bine resursele, dacă știe să identifice soluții de îmbunătățirea afacerii, sau dacă, finalmente, aceasta este purtătoare de valoare.
O definiție simplă: KPI sunt indicatori care măsoară progresul unei afaceri în raport cu rezultatele stabilite inițial. Cu ajutorul KPI se identifică măsurile de optimizare a strategiei de afaceri sau a fluxului operațional dintr-o activitate de producție. Prin folosirea indicatorilor de evaluare a performanțelor se constituie baza procesului decizional și se facilitează prioritizarea acțiunilor de urmat în funcție de obiectivul principal de atins.
Referitor la măsurarea performanței, William Thomson, Lord Kelvin, afirma: “Dacă poţi măsura şi exprima printr-un număr ceea ce spui, atunci ştii ceva despre acel subiect, altfel, cunoştinţele tale sunt sărace şi te satisfac în mică măsură.”
Folosirea KPI înseamnă, de fapt, stabilirea unui target (nivelul dorit de performanță) și stabilirea parcursului pentru atingerea acelui target. Atunci când se stabilesc KPI, este foarte importantă sfera lor de cuprindere (o activitate specifică, sau o companie în integralitatea sa), existând, deci, KPI specifici pentru evaluarea performanțelor într-un departament (IT, vânzări, financiar, resurse umane) sau chiar la nivelul de ansamblu al unei organizații.
Cum functioneaza KPI-urile în business?
Pentru identificarea KPI-urilor în business, se iau în considerație factori specifici, cum ar fi domeniul de activitate, mijloacele economice folosite (activități de producție, de comercializare, sau de tranzacționare), obiectivele stabilite initial și, cel mai important, rezultatele care trebuie obținute în final.
Analiza indicatorilor de performanță presupune parcurgerea unor anumite etape și anume :
- alegerea obiectivului strategic pentru care se vor stabili KPI;
- definirea succesului pentru obiectivul strategic selectat;
- stabilirea KPI-urilor adecvați, corelați atât cu obiectivul ales, cât și cu întreaga afacere ;
- crearea unui tablou de bord specific (”dashboard”).
KPI – Indicatorii cheie de performanță in afaceri
Deși există o multitudine de indicatori de performanță în managementul activității unei organizații, KPI-urile se pot clasifica în două mari categorii :
1. Indicatori calitativi sau cantitativi : indicatorii calitativi nu se pot exprima într-un număr specific (de exemplu satisfacția clienților), iar indicatorii cantitativi se pot exprima numeric (de exemplu cifra de afaceri, sau profitul obținut).
2. KPI de intrare, ieșire, procesare și de rezultat, de exemplu numărul de angajați (KPI de intrare), de produse fabricate (KPI de ieșire), timpul necesar pentru fabricarea unui produs (KPI de procesare), sau creșterea cotei de piață (KPI de rezultat).
Ca exemple de indicatori de performanță într-o afacere, putem menționa:
- cifra de afaceri (totalul vânzărilor dintr-o perioadă dată),
- profitul brut (diferența dintre venituri și cheltuieli),
- profitul net (profitul brut din care se scad impozitele și cheltuielile cu dobânzile),
- marja profitului brut (vânzările nete din care se scad costurile cu mărfurile vândute) și ,
- marja profitului net (profitul raportat procentual la cifra de afaceri).
Evaluarea indicatorilor de performanță
KPI-urile se înscriu într-o filozofie de îmbunătățire continuă a activității, bazată pe aplicarea repetitivă a următoarelor principii: planificare – execuție – control – acțiune. Măsurarea indicatorilor de performanță în management și exprimarea lor specifică este o condiție sine-qua-non a evaluării performanțelor, iar sintagma lui Peter Drucker “What you measure is what you get” este considerată cheia oricărui principiu de evaluare.
Indiferent de domeniul de evaluare a indicatorilor de performanță, KPI-ul identificat și folosit pentru verificarea eficienței unei activități trebuie să respecte anumiți parametri, reuniți sub acronimul SMART, având următoarele semnificații:
– S : să fie specific, să descrie concis rezultatul de obținut în urma unei acțiuni.
– M : să fie măsurabil (numere, procente).
– A : să fie abordabil (rezultate cât mai realiste posibil).
– R : să fie relevant, aliniat cu obiectivele generale ale firmei.
– T : să fie încadrat realist în timp (lună, trimestru, an).
Exemple de indicatori de performanță
KPI-uri în managementul financiar
Managementul financiar desemnează totalitatea principiilor și metodelor de fundamentare a deciziilor financiare ale unei organizații în scopul realizării obiectivelor sale. Managementul financiar implică și stabilirea strategiei, respectiv a acțiunilor care trebuie întreprinse pentru atingerea obiectivelor financiare.
Ca modele de indicatori de performanță în managementul financiar sunt: venitul net, cifra de afaceri, suma totală a cheltuielilor de funcționare, rentabilitatea activelor, lichiditatea curentă marja de profit brut, marja de profit net, rata de creștere a veniturilor, profitul brut, profitul net.
KPI în marketing B2B
Business to Business (B2B) desemnează firmele care creează produse și servicii destinate altor firme sau organizații. Există B2B atât în producție, cât și în comercializarea produselor finite. Marketingul B2B are rolul de a măsura nevoile clienților, apoi de a trasa o strategie pentru atingerea obiectivelor inițiale. Toate acestea înseamnă măsurarea performanței prin indicatori specifici, cum ar fi : numărul de clienți, comenzi, pagini indexate, vizitatori și trafic pe site, viteza de încărcare a paginii, rata de conversie, (în marketingul digital B2B) venituri totale generate, venituri specifice per produs/serviciu, etc.
KPI în managementul performanței
Managementul performanței înseamnă de fapt o simplificare a caracterului complex al performanței unei organizații prin folosirea indicatorilor de măsurare a performanței accesibili tuturor celor implicați în obținerea acestora.
KPI-urile în analiza SWOT
Analiza SWOT detaliază punctele forte (Strengths), punctele slabe (Weaknesses), oportunitățile (Opportunities) și amenințările (Threats) unei companii. Dintre acestea, punctele forte (S) și punctele slabe (W) depind de factori interni (resursele și experiența firmei), iar factorii externi care determină oportunitățile (O) și amenințările (T) pentru o firmă pot fi: clienții, furnizorii, fluctuația piețelor, finanțările externe, cadul legislativ.
Realizarea indicatorilor de performanță în mediile de business trebuie să se bazeze pe valorificarea punctelor forte și a oportunităților pentru a depăși punctele slabe și amenințările. O dată cu identificarea riscurilor unui business, se pot aloca resurse pentru eliminarea punctele slabe, fie se poate minimiza o amenințare externă.
Importanta indicatorilor de performanta in mediile de business
Alegerea corecta a surselor de finantare
Identificarea corectă a surselor de finanțare pentru inițierea sau dezvoltarea unei afaceri este esențială pentru evoluția afacerii. Sursele de finanțare la care poate apela un antreprenor sunt variate: aport de capital (resurse personale, de la prieteni sau investitori), împrumuturi (de la bancă sau de la acționari), sau chiar închirierea de echipamente (leasing).
Oricare sursa de finanțare folosită pentru dezvoltarea afacerii atrage avantaje și dezavantaje, care se pot constitui, la rândul lor, în indicatori de performanță. De exemplu, finanțarea prin împrumut bancar are avantajul obținerii inițialea unei sume mari de bani, dar principalul dezavantaj este dobânda variabilă a creditului respectiv și dificultatea de a restitui constant rata la bancă.
Așadar, întodeauna este nevoie de o documentare detaliată pentru a decide finanțarea optimă a unui business. Vezi aici 10 exemple de finanțare a unui business.
Imbunatatirea cash flow-ului
Cash flow-ul este un indicator important al sănătății unei afaceri, acesta desemnând de fapt diferența dintre încasările și plățile unei firme pe o perioadă de timp, atât cu numerar, cât și prin contul bancar.
Fluxul de numerar este indicatorul care reflectă ”sănătatea” afacerii, acesta deținând un rol esential în organizarea afacerii, fiind chiar mai important decât profitul firmei. Este imperativ să se gestioneze eficient cash flow-ul in business, iar analizarea periodică a acestuia îți poate indica problemele unei afaceri și maniera de soluționare a acestora.
Crearea de provizioane
Provizioanele sunt datorii incerte ale unei firme, incertitudinea referindu-se atât la valoarea efectivă a datoriei, cât și la momentul real când aceasta trebuie restitută. În general, provizioanele au o valoare estimată, iar estimarea se face regulat la sfârșitul exercițiului financiar pe seama cheltuielilor înregistrate de firmă. De regulă, provizioanele se constituie pentru litigii, amenzi, penalități, impozite, pensii, obligații similare.
Un provizion apare atunci când firma are o obligație curentă generată de evenimente anterioare, sau când obligația respectivă poate fi estimată suficient de credibil. Poți citi mai multe despre rolul provizioanelor aici.
Evaluarea viitorului unei afaceri in raport cu inflatia
Inflația este un fenomen economic cu conotație negativă în economia unei țări, un dezechilibru economic major care desemnează contrastul dintre creșterea prețurilor și scăderea puterii de cumpărare a monedei naționale. În mod plastic, Ronald Reagan afirma, în anul 1978, că: „Inflația este la fel de violentă precum un tâlhar, la fel de înspăimântătoare precum un hoț armat și la fel de letală precum un asasin plătit”.
Teoriile economice apreciază că există inflație liniștită (creștere de până la 3%), moderată (creștere anuală de 15-30 %), criza inflaționistă (când rata anuală depășește 40%, pe parcursul a cel puțin doi ani consecutivi), sau hiperinflația (respectiv creștere lunară de peste 50%).
Pentru dezvoltarea corectă a unei afaceri, este important să înțelegi ce înseamnă inflația.
Masuri de finantare cu aplicabilitate rapida
Într-un context economic caracterizat prin lipsa predictibilității economice, este bine ca firmele să poată folosi finanțări rapide. Acestea sunt justificate, de exemplu, de necesitatea efectuării unor comenzi de materii prime, lucru îngreunat de scadența unor alte plăți către furnizori. În acest scop, descoperă produsele noastre financiare pentru plata furnizorilor.
Un alt element care ajută predictibilitatea este finanțarea prin factoring, o solutie simplă de aport de numerar prin care o firmă își poate transforma rapid facturile cu încasare la termen în lichidități imediate.
Concluzie
Analiza indicatorilor de performanță este imperativ necesară pentru asigurarea cadrului optim de business în vederea atingerii rezultatelor stabilite și efectuării ajustărilor interne necesare.
ELISA RUSU, CEO & Board Member OMNICREDIT, are o experienta de peste 20 de ani in sectorul financiar bancar, experienta dobandita in cadrul celor mai mari banci din Romania, una dintre ele fiind Banca Transilvania, unde a implementat si a coordonat directia de factoring, pe o perioada de circa 9 ani.
Increzatoare in fortele proprii, gratie experientei dobandite si pentru ca ii plac provocarile, Elisa Rusu s-a hotarat sa intre in anteprenoriat impreuna cu un fond de Investitii, dezvoltand de la zero un proiect inovator, lansand astfel pentru prima data in Romania, o platforma fintech, ce oferă solutii de factoring şi microfinantare online, adresata in mod special micilor anteprenori.
Intelegand ca aceasta zona era foarte putin deservita in cadrul bancilor, fiind totodata o zona destul de permisiva, Elisa Rusu dezvolta si conduce cu succes fintech-ul OMNICREDIT, prin intermediul caruia a finantat pana astazi sute de clienti, venind in intampinarea acestora cu diferite tipuri de produse de finantare personalizate, pentru a le putea acoperi toate nevoile financiare.
Traiectoria profesionala a Elisei Rusu a fost de la bun inceput progresiva, absolvind Facultatea de Relatii Economice Internationale in cadrul Academiei de Studii Economice din Bucuresti, urmata de un MBA cu specializare in Management Financiar-Bancar, care i-a deschis drumul spre evolutia carierei ulterioare.
Si-a propus de-a lungul timpului sa sustina si sa fie alaturi de micii antreprenori, participand in calitate de Mentor la diverse programe de instruire si cursuri educationale, despre factoring si organizare financiara.
A luat deseori parte la interviuri valoroase, in calitate de invitat la diverse emisiuni TV, sustinand sprijinul neconditionat oferit afacerilor mici si mijlocii, prin solutii de finantare flexibile si fara birocratie.
