Suspendarea activității unei firme – Tot ce trebuie știut

Ce înseamnă suspendarea activității unei firme?

Suspendarea activității unei firme semnifică întreruperea temporară a operațiunilor acesteia, fără a fi nevoie să se dizolve sau să se lichideze compania. Decizia suspendării trebuie să fie bine fundamentată și să ia în considerare impactul pe termen lung asupra afacerii.

Avantajele suspendării activității firmei pot fi reducerea costurilor operaționale, evitarea acumulării de datorii, evitarea riscului de insolvență, înghețarea obligațiilor contractuale, păstrarea statutului de  persoană juridică.

Care sunt motivele pentru suspendarea activității unei firme?

Cele mai frecvente motive pentru suspendarea activitații unei firme sunt următoarele: i) dificultăți financiare (cum ar fi lipsa de lichidități, scăderea vânzărilor sau dificultăți în încasarea creanțelor) ii) lipsa comenzilor sau a contractelor; iii) reorganizarea internă prin noi strategii sau pentru adaptarea la schimbările din mediul de afaceri; iv) pauză pentru o activitate sezonieră (în agricultură sau turism); v) lipsa personalului calificat; vi) litigii sau probleme legale; vii) schimbarea obiectului de activitate; viii) pauză voluntară, personală sau profesională, autoimpusă de proprietarii firmei. 

Poți apela oricând la serviciile de creditare pentru IMM-uri in cazul unui impas financiar!

Etapele suspendării activității firmei

Suspendarea activității unei firme este un proces care implică parcurgerea mai multor etape legale.

Suspendarea activității la Registrul Comerțului

Atunci cand se alege această opțiune, se întocmesc următoarele acte necesare suspendării activității firmei:

1. decizia/hotărârea de suspendare activitate, emisă fie de către adunarea generală a asociaților/acționarilor, sau printr-o decizie a asociatului unic (pt SRL sau SA), fie de către titularul activității sau de membrii familiei (în cazul PFA sau II), specificându-se perioada de suspendare.
2. cererea de suspendare a activității, disponibilă pe site-ul Registrului Comerțului, decizia sau hotarârea de suspendare cu menționarea explicită a duratei de suspendare, certificatul de înregistrare a firmei, în original, dovada achitării taxelor de suspendare, declarație pe proprie răspundere (formular tipizat) că firma nu desfășoară activitate la sediul social, sedii secundare sau în alte locații.

În mod uzual, cererea de suspendare a activității este soluționată în câteva zile lucrătoare, iar după aprobarea suspendării activității, decizia de suspendare a firmei va fi publicată în Monitorul Oficial.

Pe durata suspendării, firma nu poate desfășura niciun fel de activitate economică, în caz contrar firma poate atrage sancțiuni din partea autorităților.

Suspendarea activității la ANAF

Suspendarea activității unei firme la ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală) trebuie realizată în paralel cu suspendarea activității la Registrul Comerțului, firma asigurându-se astfel că își îndeplinește corect obligațiile fiscale în perioada de inactivitate. După ce firma obține hotărârea de suspendare a activității de la Registrul Comerțului, este necesară notificarea ANAF prin intermediul următoarelor documente : cererea de mențiuni, respectiv formularul 070 pentru persoane juridice (SRL, SA, etc.) sau PFA/II/IF, hotărârea de suspendare a activității (copie), obținută de la Registrul Comerțului, certificatul constatator de la Registrul Comerțului, care confirmă că suspendarea activității a fost înregistrată oficial.

În perioada de suspendare, firma are obligații fiscale, cum ar fi depunerea următoarelor  declarații fiscale: Declarația 100 pentru impozitul pe profit (dacă este cazul), cu mențiunea „zero”, Declarația 101 pentru impozitul pe profit, la finalul anului fiscal, Declarația 112 privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența angajaților, dacă există angajați înregistrati, chiar dacă aceștia sunt în șomaj tehnic sau activitatea lor este suspendată, precum și plata taxelor locale, cum ar fi impozitul pe clădiri.

În plus, deși are activitatea suspendată, firma trebuie să păstreze evidența contabilă și să întocmească bilanțul contabil anual, chiar dacă acesta va reflecta activitate zero. În cazul în care firma este plătitoare de TVA, în perioada de suspendare, nu va mai emite facturi, nu va colecta TVA, trebuind totuși să depună declarația de TVA cu valoare zero.

În cazul în care firma decide să își prelungească perioada de inactivitate sau să reia activitatea mai devreme, trebuie notificată din nou ANAF.

Există diferențe între suspendarea unui SRL față de PFA?

Da, există diferențe între suspendarea activității unui SRL  și a unui PFA, atât în ceea ce privește procedura, cât și implicațiile legale și fiscale. Procedura este mai complexă în cazul unui SRL, în timp ce suspendarea PFA este mai flexibilă, cu proceduri mai simple și costuri mai reduse.

Iată principalele diferențe:

1. în cazul SRL, decizia de suspendare a activității este luată de adunarea generală a asociaților și trebuie consemnată într-o hotărâre oficială, iar în cazul PFA decizia de suspendare activitate este luată de titularul PFA-ului, fără necesitatea unei hotărâri formale.
2. pe durata suspendării, SRL-ul trebuie să depună declarații fiscale anuale, cum ar fi declarația de impozit pe profit, chiar dacă acestea vor reflecta activitate zero, precum și să mențină evidența contabilă și să întocmească bilanțul anual, în timp ce PFA-ul este scutit de obligația depunerii declarațiilor fiscale periodice legate de veniturile din activitatea suspendată, dar trebuie să depună declarația unică (formularul 212) pentru a declara veniturile și obligațiile fiscale restante. În același timp, PFA-ul nu este obligat să întocmească bilanț anual, deși trebuie să păstreze o minimă evidență a activității pentru anul fiscal respectiv.

• costurile legate de suspendarea activității sunt, în general, mai ridicate pentru un SRL decât pentru PFA, datorită necesității publicării în Monitorul Oficial și a altor taxe administrative. Pentru suspendarea activității PFA, costurile sunt mai reduse, iar procedura este mai simplă și mai rapidă.

Citește aici despre diferențele dintre cele două tipuri de entități juridice.

Impactul fiscal al suspendării activității firmei

Ce se întâmplă cu firma în perioada suspendării activității?

În perioada suspendării activității, operațiunile comerciale și activitățile de zi cu zi sunt oprite. Cu toate acestea, există anumite aspecte legale și fiscale pe care firma trebuie să le gestioneze chiar și în această perioadă, cum ar fi depunerea în continuare a declarației de impozit pe profit (D101) sau alte declarații fiscale anuale, cu valori zero, dacă nu a avut activitate, evidența contabilă și întocmirea bilanțului anual.

Dacă firma este plătitoare de TVA, nu va mai colecta și nu va mai deduce TVA pe perioada suspendării, deși trebuie să depună declarațiile corespunzătoare cu valoare zero. În plus, firma trebuie să își onoreze obligațiile contractuale existente până la data suspendării activității. Chiar și în absența activității, firma poate avea de plătit costuri fixe (chiria pentru sediu), impozite locale (pe clădiri sau terenuri).

ANAF poate efectua controale pentru a se asigura că firma nu desfășoară activități economice în perioada de suspendare. Dacă se constată încălcări, firma poate fi sancționată.

Suspendarea activității poate afecta relațiile cu clienții și furnizorii, iar firma trebuie să comunice clar și în timp util cu aceștia pentru a evita neînțelegerile și pentru a menține bunele relații comerciale. De asemenea, suspendarea poate influența negativ percepția publică asupra firmei, mai ales dacă anuntul suspendării nu este gestionat corespunzător.

Ce se întâmplă cu angajații în cazul suspendării activității firmei?

În cazul de suspendare activitate, firma poate avea următoarele alternative în ceea ce privește angajații :

1. concedierea (individuală sau colectivă), când angajatorul trebuie să respecte termenele de preaviz prevăzute în contractele de muncă și legislația muncii, precum și să achite eventualele compensații, prevăzute de contract sau de lege.
2. suspendarea contractelor de muncă, prin șomaj tehnic, pe durata căruia angajații pot beneficia de o indemnizație plătită de angajator, care poate fi de până la 75% din salariul de bază, dar nu mai puțin decât salariul minim brut pe țară. În cazul reluării activității, firma realizează notificarea angajaților și reactivarea automată a contractelor de muncă.

Suspendarea firmei poate crea incertitudine și anxietate în rândul angajaților. Este important ca managementul să comunice transparent și eficient cu angajații, explicând motivele suspendării și planurile pentru viitor.

Ce se întâmplă cu datoriile în cazul suspendării activității firmei?

Suspendarea activității unei firme nu înseamnă ștergerea sau amânarea automată a datoriilor existente. Astfel, datoriile către furnizori trebuie achitate conform termenilor contractuali, în caz contrar firmele riscă penalități de întârziere sau chiar acțiuni legale din partea acestora.

Datoriile fiscale rămân valabile, de asemenea. Impozitele locale (cum ar fi impozitul pe clădiri sau terenuri), salariile restante, contribuțiile sociale aferente șomajului tehnic trebuie plătite în continuare, iar firma trebuie să depună în continuare anumite declarații fiscale, chiar dacă acestea sunt cu valori zero. Neîndeplinirea acestor obligații poate duce la sancțiuni și penalități din partea autorităților fiscale.

Datoriile firmei către bănci sau alte instituții financiare (credite, leasinguri) trebuie restituite conform graficului de rambursare stabilit. Alte datorii, cum ar fi chirii, utilitati, asigurări, licențe, trebuie in mod similar plătite.

Neachitarea datoriilor la timp poate atrage penalități de întârziere, creșterea dobânzilor sau alte consecințe legale.

Care sunt costurile asociate suspendării activității unei companii?

Costurile de suspendare a activității unei firme variază în funcție de tipul firmei (SRL, PFA etc.), durata suspendării și de obligațiile legale și fiscale ale acesteia. Principalele costuri asociate suspendării activității  sunt: i) costuri administrative (taxa de înregistrare la Registrul Comerțului, respectiv taxa pentru emiterea certificatului constatator, taxa de publicare a deciziei de suspendare în Monitorul Oficial); ii) onorarii pentru consultanță în gestionarea procesului de suspendare; iii) costuri fiscale, respectiv impozite și taxe locale (impozitul pe clădiri, pe terenuri sau pe mijloacele de transport); iv) contribuții sociale aferente angajaților în șomaj tehnic, alte costuri legate de angajați (salarii compensatorii, indemnizații de șomaj tehnic, sau plata salariilor pe perioada de preaviz); v) costuri fixe, cum ar fi chirii și utilități, licențe și abonamente, penalități și dobânzi, costuri de reeșalonare.

Cine poate solicita suspendarea activității firmei?

Suspendarea activității SRL, sau altui tip de firmă, poate fi solicitată de persoanele cu putere de decizie în cadrul firmei. 

În mod concret, suspendarea activității unei firme poate fi solicitată de către următoarele persoane sau entități: i) asociații sau acționarii pentru SRL și SA, iar decizia trebuie să fie luată în cadrul unei adunări generale a asociaților, fiind  consemnată într-un proces-verbal al adunării generale; ii) administratorul firmei, care este responsabil cu pregătirea documentației necesare și cu depunerea cererii de suspendare la Registrul Comerțului; iii) titularul PFA, sau II sau IF, precum și reprezentantul acesteia, respectiv asociații unei întreprinderi familiale; iv) mandatarul desemnat prin procură specială de către asociați, acționari sau titularul firmei.

 Indiferent de cine inițiază suspendarea, procedura trebuie să fie conformă cu actele constitutive ale firmei și cu legislația în vigoare.

Reluarea activității după suspendare

Reluarea activității poate fi făcută oricând în perioada de suspendare, sau după expirarea perioadei de suspendare. Suspendarea activității firmei poate dura maxim 3 ani și poate fi prelungită o singură dată pentru aceeași perioadă. După această perioadă, firma trebuie fie să își reia activitatea, fie să intre în dizolvare și lichidare.

Pentru SRL sau SA, reluarea activității se face printr-o decizie oficială a adunării generale a acționarilor sau asociaților, și notificarea Registrului Comerțului și ANAF, printr-un formular specific, impunându-se și actualizarea situației firmei.

Pentru PFA, reluarea activității se face prin notificarea Registrului Comerțului și ANAF depunându-se o simplă cerere de mențiuni, aceasta fiind o procedură simplificată, comparativ cu un SRL.

Registrul Comerțului emite certificatul de mențiune care atestă reluarea activității firmei, acesta publicându-se și în Monitorul Oficial.

După reluarea activității, firma are obligația să anunțe ANAF, băncile, precum și alți parteneri sau autorități în legătură cu noul statut, fiind de asemenea necesară și o actualizare a evidențelor contabile în conformitate cu legislația în vigoare.

Concluzie

Suspendarea activității unei firme poate fi decisă din cauza unor dificultăți financiare, lipsei comenzilor, sau reorganizării. Suspendarea activității implica notificarea Registrului Comerțului printr-o cerere suspendare activitate, precum și achitarea datoriilor fiscale din momentul deciziei de suspendare. În plus, orice suspendare de activitate poate aduce perturbări în relația cu partenerii de afaceri și cu angajații firmei, înregistrându-se totodată și costuri directe și indirecte.