TVA la încasare – Tot ce trebuie să știi

Pentru orice antreprenor sau manager de firmă, înțelegerea modului în care se aplică taxele este – fără doar și poate – o componentă esențială a optimizării resurselor și, de asemenea, a evitării surprizelor (neplăcute) legate de cash flow. Un concept tot mai vehiculat în această direcție este sistemul TVA la încasare, o alternativă care permite plata TVA-ului doar atunci când factura este practic și efectiv încasată.
Dacă te întrebi ce avantaje implică acest sistem, cine îl poate apleca sau ce impact are asupra strategiilor financiare ale afacerii tale, citește în continuare acest articol. Îți vom oferi răspunsuri complete, documentate și viabile.

Ce este TVA la încasare și cum funcționează?

Sistemul TVA la încasare reprezintă o alternativă la regimul tradițional, conform căruia taxa pe valoare adăugată este datorată în momentul emiterii facturii, indiferent dacă plata a fost sau nu încasată. În cazul TVA‑ului la încasare, povara fiscală este amânată până la momentul efectiv al încasării banilor. Acest lucru înseamnă că un comerciant care emite factura pentru o lucrare sau un serviciu va plăti TVA doar atunci când primește banii de la client.
Mecanismul funcționează pe baza unui registru special, denumit registru TVA la încasare, în care se consemnează data emiterii facturii și data plății. Astfel, contabilul poate urmări în mod eficient momentul în care trebuie declarat și virat TVA la bugetul statului. Practic, regimul prelungește cu câteva săptămâni sau luni momentul de plată, în funcție de termenul de încasare, contribuind astfel la o gestionare optimă a cash flow‑ului.

Diferența față de TVA la emitere

Un aspect esențial pentru înțelegerea sistemului este comparația între TVA la încasare și TVA la emitere, regimul standard. În cazul TVA‑ului la emitere, plata către stat se face imediat după emiterea facturii, indiferent dacă clientul a plătit. Acest lucru poate crea probleme de lichiditate, mai ales în cazul în care clienții întârzie plățile.
Prin contrast, TVA la încasare este o alternativă definită de flexibilitate, amânând plata până la încasare. Avantajele se văd clar la gestionarea fluxurilor financiare ale firmei, evitând astfel nevoia de finanțare pe termen scurt și diminuând riscul de executare fiscală. În acest context, dacă întârzierile se acumulează, se pot produce situații grave – un scenariu poate fi reprezentat de faliment – dacă nu se iau măsuri preventive și nu se optimizează procesul de colectare a creanțelor.

Când a fost implementat sistemul TVA la încasare?

Regimul de TVA la încasare a fost introdus în Codul Fiscal românesc în 2013, ca măsură menită să sprijine companiile mici și mijlocii care se confruntau cu dificultăți legate de cash flow din cauza întârzierilor la plată. Acest tip de sistem a fost păstrat și adaptat constant, fiind detaliat în art. 282–283 din Codul Fiscal. În 2025, plafonul valoric a fost actualizat, ceea ce lămurește clar condițiile de aplicare.

Ce avantaje îți aduce aplicarea acestui sistem?

Adoptarea sistemului TVA la încasare aduce foarte multe beneficii pentru antreprenori și, în special, pentru acele firme aflate în creștere.
Principalul avantaj este îmbunătățirea semnificativă a fluxului de numerar. Plata TVA către bugetul statului are loc doar după încasarea de la client, evitându-se astfel presiunea plății fiscale înainte de a fi realizate efectiv încasările. Pentru IMM‑uri, accesul la o lichiditate mai bună permite investiții în dezvoltare, achiziții sau acoperirea cheltuielilor curente fără a fi necesară accesarea unor alternative scumpe de creditare.
În plus, operațiunea devine mai transparentă și predictibilă, deoarece se aplică doar când există efectiv intrare de numerar, eliminând riscul de plată anticipată fără justificare reală. Totodată, această abordare oferă asigură o oportunitate de optimizare fiscală în mod legal – prin gestionarea mai atentă a lansării facturilor și deciziilor de plată, firma poate reduce costurile administrative și poate alinia cash flow-ul fiscal conform nevoilor.

Cine poate aplica pentru sistemul TVA la încasare?

Înainte de a intra în detalii privitor la criteriile de eligibilitate, este important să subliniem că regimul aduce beneficii evident direcționate către firmele care nu depășesc un anumit plafon de cifră de afaceri și care nu fac parte din categorii excluse de lege.

Criterii de eligibilitate

Pentru a putea opta pentru acest sistem, firmele trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:
• să fie înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 din Codul Fiscal;
• să aibă sediul activității economice pe teritoriul României;
• cifra de afaceri (CA) să fie sub plafonul de 4.500.000 lei atât în anul anterior, cât și în anul curent la momentul opțiunii, calculată proporțional, în funcție de momentul înregistrării.
Acest plafon a fost anunțat de autorități ca un criteriu cheie pentru anul 2025, fiind menționat clar în normele fiscale actuale.

Categorii de contribuabili excluși

Pe de altă parte, legea prevede eliminarea din acest regim a unor categorii, chiar dacă îndeplinesc condițiile de cifră de afaceri:
• contribuabilii membri ai unui grup fiscal unic;
• cei înregistrați în alte state decât România;
• cei care depășesc plafonul de 4.500.000 lei în anul precedent sau iau opțiune ulterior depășirii;
• firmele care se înregistrează în scopuri TVA în cursul anului și care au depășit criteriul de plafon în anul precedent/pe parcursul celui actual înaintea finalizării perioadei fiscale.
Astfel, înainte de a opta pentru astfel de o alternativă – implicit înainte de a te documenta – este necesar să verifici dacă te înscrii în categoria contribuabililor care pot accesa această alternativă sau, dimpotrivă, nu sunt eligibili.

Cum se intră în sistemul TVA la încasare?

Optarea pentru acest regim se realizează prin depunerea unei declarații la ANAF, folosind formularul specific în Registrul de TVA. Opțiunea se poate exercita la înregistrarea în scopuri de TVA sau ulterior. Pentru firmele deja înregistrate, se depune opțiunea până la data de 10 a lunii în care se dorește aplicarea, valabilă până la sfârșitul anului calendaristic. Ulterior, pentru continuare, aceasta trebuie reînnoită anual. Înregistrarea ține cont de plafon și exclude automat firmele care depășesc pragul de cifră de afaceri.

Care sunt obligațiile în timpul aplicării regimului?

Odată ce o firmă a accesat acest sistem de TVA, sunt clar definite câteva obligații. Una dintre ele este evidența corectă în registru TVA la încasare, unde trebuie consemnate zilnic facturile emise și data efectivă a încasării. O altă obligație este declararea TVA-urilor datorate doar după încasare, prin deconturile lunare sau trimestriale (formularul 300), conform perioadei fiscale alese.
De asemenea, este necesară raportarea prin sistemul RO e‑TVA și, după 1 august 2025, răspunsul la eventuale notificări de la ANAF, cu justificări privind diferențele între decontul precompletat și cel depus.

Când și cum se iese din regimul TVA la încasare?

Ieșirea din acest tip de sistem se poate produce în trei cazuri:
• opțional, la cererea firmei, prin depunerea unei solicitări ANAF până la data de 10 decembrie, valabilă pentru anul următor;
• automat, din cauza depășirii plafonului de 4.500.000 lei, începând cu luna următoare depășirii;
• prin renunțare expresă la opțiune.
Ieșirea implică o procedură administrativă ce trebuie gestionată corect, astfel încât operațiunile facturate anterior să fie tratate corect. În plus, modificările evaluate prin mecanismul actual de inflație pot impune ajustări ale pragurilor și sincronizării fiscale, deoarece inflația afectează indirect și termenele și coeficienții fiscali la nivel macroeconomic.

Riscuri, erori frecvente și controale ANAF

Aplicarea regimului de TVA la încasare implică, de asemenea, și responsabilități suplimentare. Există câteva zone critice ce pot genera erori sau sancțiuni. În primul rând, este imperativă corelarea între facturi și încasări: o factură necolectată nu poate fi declarată TVA‑deductibilă. O eroare frecventă este utilizarea bazei fiscale înainte de încasare, ceea ce duce la diferențe între datele declarate și cele din sistemul RO e‑TVA, provocând notificări fiscale.
Subsecvent, există prevederi legale stricte: sancțiuni între 1.000 și 10.000 lei pentru nerespectarea obligației de răspuns la notificări sau diferențe majore, conform OUG 70/2024. Mai mult, inspectorii ANAF au posibilitatea de a genera somații pentru documente fiscale neconforme, ceea ce poate escalada spre controale fiscale riguroase și audit.

Lipsa corelării între facturi și încasări

Neuniformitatea înregistrărilor afectează direct indicatorii de risc ANAF și poate genera notificări automate de conformare. Neexplicarea diferențelor în termen de 20 de zile poate duce la evidențierea în categoria „risc fiscal crescut”.

Sancțiuni în caz de aplicare incorectă

Neîndeplinirea oficială a rigurozităților statutare poate genera amenzi între 1.000-10.000 lei, clasificarea ca firmă cu risc fiscal și creșterea frecvenței inspecțiilor ANAF, ceea ce aduce riscuri suplimentare financiare și, de ce nu, chiar de reputație și brand.

Ce aduce nou 2025 pentru acest sistem?

Pentru anul 2025, există modificări semnificative:
• plafonul pentru acest sistem a fost menținut la 4.500.000 lei
• implementarea sistemului RO e‑TVA este acum obligatorie, iar firmele cu TVA la încasare trebuie să răspundă la notificări începând cu 1 august 2025, nu 1 iulie, cum era pentru celelalte firme
• comunicarea electronică a verificărilor și alinierea deconturilor la rapoartele ANAF este obligatorie, iar întârzierile nu mai sunt tolerate după această dată, sancțiunile devenind efective.
Practic, 2025 aduce sistemului mai multă disciplină administrativă, control și digitalizare a proceselor, ceea ce poate fi avantajos financiar pentru firmele care se organizează temeinic.

Concluzie

Sistemul TVA-ului la încasare reprezintă o alternativă valoroasă la regimul clasic de TVA, care îmbunătățește flexibilitatea, eficiența și, astfel, asigură un cash flow mai sănătos. Dacă firma ta este eligibilă – adică înregistrează cifra de afaceri sub 4.500.000 lei – și dorești să eviți plata anticipată a TVA-ului fără a afecta activitatea, acest regim merită cu siguranță analizat.
Probleme pot apărea doar dacă nu îți organizezi corect contabilitatea, nu răspunzi opțional la notificările ANAF și nu menții evidența sincronizată. În contextul noului calendar fiscal, cu RO e‑TVA extins și sancțiuni aplicate ferm după august 2025, devine vital să ai un contabil profesionist care să gestioneze corect registrul de TVA la încasare, declarările și eventualele cereri de alegere/renunțare la regim.
Ținând cont de avantajele și riscurile descrise, optarea pentru acest sistem poate fi cheia unei gestionări financiare eficiente, cu mai puțin stres și cu o baza legală clar definită pentru succesul afacerii tale.